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E-mail marketing para advogados: utilizando esse recurso para prospecção de clientes

Um dos maiores desafios dos advogados é a prospecção de clientes. A tarefa não é fácil, já que existem restrições da OAB sobre o tema. No entanto, conseguir clientes observando os princípio da não-mercantilização da advocacia é possível com o e-mail marketing. Continue lendo esse artigo para descobrir como. 

Um bom relacionamento com a clientela aumenta as chances de fidelização e contratação para serviços jurídicos futuros, podendo ser reconhecido também como um meio de prospecção, através das tão desejadas indicações.  

Dentre os tantos recursos que podem ser aproveitados, o e-mail marketing para advogados detém um grande potencial para nutrição do relacionamento com aqueles que já são clientes, bem como para a prospecção de novos negócios. 

No artigo de hoje você verá importantes dicas para serem colocadas em prática no seu marketing jurídico. Acompanhe até o final! 

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O que é E-mail Marketing? 

Segundo o site Mailchimp, o e-mail marketing é um recurso que pode ser utilizado em conjunto com demais estratégias de marketing para promover serviços ou produtos de determinado negócio. 

Quando inserido no contexto da advocacia, o e-mail marketing deve ser utilizado como forma de compartilhar conteúdos relacionados às dúvidas de cunho jurídico, sendo uma ferramenta importante para manter clientes atuais engajados e também para conquistar potenciais clientes. 

Veja a seguir 5 dicas de e-mail marketing para advogados para colocar em prática no seu escritório de advocacia!

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E-mail Marketing para advogados: 5 dicas essenciais para colocar em prática

1) Entregue conteúdo e gere valor 

Na sua estratégia de marketing jurídico, os e-mails institucionais que tenham por objetivo apresentar os serviços jurídicos prestados pelo seu escritório também podem ser encaminhados. 

Porém, é preciso ir além e entregar conteúdo rico para clientes e potenciais clientes. 

O e-mail marketing deve ser encarado como uma oportunidade de gerar valor para o seu cliente, entregando conteúdos que possam responder dúvidas do dia a dia e que façam parte do contexto em que eles estejam inseridos. 

Seu escritório possui blog, canal no Youtube ou redes sociais? 

Com o e-mail marketing é possível atrair ainda mais clientes para os outros canais utilizados. 

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Por exemplo, se você atua com Direito Tributário, poderia encaminhar um e-mail comunicando um novo posicionamento do CARF sobre determinada matéria. 

E, tanto para evitar que o e-mail fique longo demais, como também para aumentar o tráfego no seu site, direcionar, ao final, para um artigo de blog que foi produzido sobre o assunto. 

Para saber mais sobre a jornada de compra na advocacia e dicas para a produção de conteúdos, leia também:

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2) Faça pesquisas com a sua base

Ao investir em pesquisas com a sua base, o escritório de advocacia demonstra o interesse em prestar um atendimento personalizado, encaminhando um conteúdo que de fato seja interessante para seu cliente. 

Assim, você deixará de encaminhar e-mails em excesso e, quando o fizer, terá mais direcionamento sobre quais âmbitos do Direito são interessantes para cada cliente. 

Ao realizar pesquisas com a sua base, poderão ser mapeados quais temas são do seu interesse, evitando que e-mails direcionando para artigos de Direito Trabalhista sejam encaminhados para o seu cliente interessado em Direito de Família, por exemplo.

Recursos como o Google Forms é gratuito e fácil de usar, permitindo que você elabore uma pesquisa de forma simples e que vai fazer toda diferença no entendimento que você tem do seu cliente, contribuindo para melhorar a sua experiência como um todo.

3) Evite excessos

Diretamente relacionada com a dica anterior, a terceira dica de e-mail marketing para advogados é: evite excessos.

Ninguém gosta de ser bombardeado com o excesso de e-mails, sendo essa uma má prática que pode gerar incômodos e também pedidos de descadastros. 

Portanto, 2 e-mails por semana já representam uma quantidade suficiente para se fazer lembrar pelo seu cliente e mantê-lo atualizado com conteúdos que possam ser do seu interesse. 

4) Planeje-se!

Um erro facilmente cometido por aqueles que estão iniciando a produção de e-mail marketing consiste em “pular” a fase de planejamento e iniciar com a escrita. 

Por mais simples que possa parecer, é preciso ter um planejamento a fim de verificar o que é mais estratégico para o seu escritório naquele momento. 

Dentre todos os artigos, vídeos e posts que já foram produzidos é importante que sejam selecionados os conteúdos que façam mais sentido para a estratégia de marketing jurídico adotada. 

Considere, por exemplo, que o seu escritório fará, ao final do mês, um evento online para atrair novos potenciais clientes. 

Pensar o e-mail marketing de forma estratégica seria trabalhar formatos diferentes para gerar curiosidade sobre o assunto que será abordado no evento

Nas semanas que o antecederem, portanto, levante questionamentos comuns, aponte desafios e possíveis soluções. Ao final, reforce o convite para o evento, momento em que todas as dúvidas poderão ser resolvidas por advogados especialistas no assunto.

Dica extra: como já dito, e-mails longos costumam não ser lidos até o final, por isso a importância de ser objetivo, apresentando desde início o problema e as consequências de não solucioná-lo, entregando também possíveis soluções a serem colocadas em prática. 

5) Capriche no “assunto” e se destaque entre os demais

Algo definitivo para o aumento da taxa de abertura dos seus e-mails é um assunto chamativo e que se conecte com a realidade do seu cliente. 

Diariamente recebemos grande quantidade de e-mails promocionais e facilmente o e-mail do seu escritório poderia se “perder” dentre os demais.

Por isso a importância de uma comunicação personalizada desde o assunto, sendo essa uma oportunidade de destacar uma dor do seu cliente, aumentando as chances dele abrir o e-mail para saber do que se trata. 

Conclusão

Neste artigo vimos algumas dicas de e-mail marketing para advogados a serem colocadas em prática para fidelização e prospecção de novos clientes para escritórios de advocacia. 

Em conjunto com outras formas de produção de conteúdo, o e-mail marketing se torna importante ferramenta para escritórios de advocacia que desejam estreitar laços, gerar valor e aumentar sua carteira de clientes. 

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Departamentos jurídicos

Como organizar o Departamento Jurídico de uma empresa?

Está começando um Departamento Jurídico do zero ou buscando revigorar a organização da sua área? Entenda como organizar o seu Jurídico em 5 passos fundamentais e aprenda como estruturá-lo de forma eficiente e estratégica na sua empresa.

No atual contexto econômico desafiador, um departamento jurídico de sucesso serve como um catalisador de valor para a organização. Para atingir esse objetivo, o Jurídico deve estar organizado segundo as necessidades e premissas do negócio; a área precisa estar adaptada e aderente às operações da empresa em que atua.

Por isso, gestores de departamentos jurídicos deveriam começar  se perguntando: “Estamos estruturados visando o sucesso da empresa? E se não, como podemos fazer isso acontecer?”.

Departamentos jurídicos bem organizados transmitem confiança para prever e mitigar os riscos do negócio enquanto trabalham de forma colaborativa, garantindo um serviço de qualidade para que a empresa opere em um mercado dinâmico e global. Na medida em que cada profissional dentro do departamento jurídico realiza suas atividades dentro dessa concepção estratégica, o sucesso e o reconhecimento interno aumentam.

Assim, quer esteja construindo um departamento jurídico do zero ou revisando a organização de um departamento já constituído, você deve avaliar se as suas atividades, recursos e pessoal contratado estão adequadamente posicionados de acordo com estratégia da sua empresa. Essa revisão pode acontecer, especialmente, durante fusões e aquisições realizadas pela organização, em processos de terceirização de atividades internas ou na entrada de novos membros importantes no departamento. 

Para avaliar esse cenário, preparamos algumas perguntas introdutórias que devem ser aplicadas para mapear as necessidades do seu departamento já constituído ou em construção:

  • Qual a melhor estrutura para atender os outros departamentos da empresa?
  • Quais são as expertises necessárias para o departamento? Quem devo contratar e o que devo terceirizar?
  • Qual a melhor estrutura para a gestão de documentos, arquivos e layout interno?
  • De quais recursos e ferramentas tecnológicas precisamos?
  • Quais são as nossas metas por período? Temos um planejamento estratégico para alcançá-las?

1) Defina o tipo de estrutura interna

Seu departamento jurídico está estruturado adequadamente para atender às necessidades da empresa?  Independentemente da resposta à questão, há várias coisas a considerar sobre a estrutura certa para a sua área. A primeira delas é o tipo de estrutura a ser adotada. 

Entre os tipos mais comuns de estrutura estão as seguintes: (i) estrutura funcional, na qual a equipe jurídica é dividida por temas do Direito; (ii) estrutura focada no cliente, pela qual os advogados são alocados em frentes do negócio ou em áreas geográficas onde ele é realizado e (iii) estrutura híbrida, que combina a utilização dos dois primeiros métodos.

A estrutura que faz mais sentido para o seu departamento jurídico nunca é definitiva e sempre está mudando em conjunto com as decisões da empresa.  De qualquer modo, algumas variáveis importantes devem ser levadas em consideração para escolher a estrutura interna mais adequada, incluindo (i) a natureza do negócio; (ii) o tamanho do departamento jurídico; (iii) o perfil dos advogados internos (se mais generalistas ou especialistas); (iv) particularidades da empresa no oferecimento dos serviços e/ou produtos e (v) a visão da Diretoria e Conselho de Administração sobre o assunto. 

Estruturas divididas por áreas do Direito são geralmente mais indicadas para departamentos com profissionais de perfil especialista que trabalham com orientações, pareceres e análises de risco para apoio à tomada de decisão dos outros departamentos. Essa estrutura também é mais indicada para departamentos jurídicos maiores que contam com um maior número de profissionais focados em questões distintas. 

Já a estrutura focada no cliente é indicada para frentes de negócios mais complexos e ágeis, nas quais é importante contar com a expertise de um profissional generalista focado na resolução de problemas durante a prestação dos serviços. Logo, essa estrutura aparece com mais recorrência em departamentos com advogados generalistas, em menor número e nas empresas onde a complexidade do negócio seja maior. 

Muitas vezes, a decisão sobre os dois tipos de estrutura explicados acima não é clara ou, parece indicar que uma junção dos dois tipos resulta em maiores benefícios para a empresa. Nesse caso, uma combinação dos dois tipos de estrutura é indicada, adotando-se o tipo híbrido. Em suma, essa análise e escolha do tipo de estrutura é imprescindível tanto para o sucesso da equipe quanto para a maior qualidade dos serviços prestados à empresa.

2) Contrate a Expertise Necessária

Contratar os profissionais certos para o seu departamento e compreender o que pode ser terceirizado é fundamental. Em primeiro lugar, é preciso avaliar o orçamento disponível ao departamento e determinar o número de profissionais necessários, de acordo com o volume de solicitações e a complexidade do negócio. 

Em segundo lugar, é necessário analisar o perfil dos profissionais a serem contratados. Esses advogados internos devem ter perfil de especialista ou generalista? É necessário contar com profissionais que dominem determinada área do Direito com profundidade ou precisamos de profissionais que entendam um pouco de tudo e tenham visão de negócios? 

A resposta a essa pergunta depende, logicamente, do tipo de trabalho a ser desempenhado e da natureza da atividade da sua empresa. Se a sua empresa é uma startup da área de tecnologia é possível que você precise contar com advogados especialistas em privacidade e proteção de dados e outros profissionais com noções em responsabilidade civil e Direito do Consumidor, por exemplo. De outro lado, se a sua empresa é voltada ao comércio de bens e serviços, sem grandes complexidades, é possível que você queira contratar profissionais de tipo generalista com uma visão de negócios. 

Feita essa análise é importante realizar um benchmarking com outras empresas do mesmo setor produtivo avaliando posições, salários e planos de carreira para implantação no seu departamento. Após determinar quem são os profissionais e expertises necessárias no seu time interno, você deverá considerar os tipos de atividades a serem desempenhadas por parceiros externos, como escritórios de advocacia, correspondentes jurídicos e outros serviços terceirizados. 

Depois do processo de recrutamento e seleção, é hora de definir as atribuições e atividades de cada advogado interno. É fundamental que as atribuições, responsabilidades e metas de cada profissional sejam transmitidas de forma clara e monitoradas para uma avaliação transparente de desempenho. Boas práticas de gestão e métricas podem ser adotadas pelo departamento a fim de entender o desempenho e competências dos colaboradores. Conforme explicamos em texto anterior sobre as principais métricas necessárias aos departamentos jurídicos, incluir metas claras, prazos e nível de qualidade esperado  nas entregas é importante para demonstrar os resultados do departamento à empresa. 

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Manter uma comunicação constante, clara e assertiva é essencial a sua estrutura. Reuniões de alinhamento regulares são altamente indicadas, assim como o uso de ferramentas para a distribuição e acompanhamento das tarefas como Trello, Slack, Kanban, entre outras metodologias de gestão interna como o Scrum.

Incluir todos os seus compromissos em agendas compartilhadas de e-mail também é importante para uma comunicação eficaz e em tempo real. Essas e outras práticas de gestão eficiente e estratégica podem ser adotadas pelo seu departamento, conforme tratamos em texto específico sobre boas práticas de gestão estratégica que auxiliam a performance da sua área. 

Sobre gestão estratégica, leia também:

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3) Estruture seu Layout, Arquivos e Documentos

O sistema de arquivamento é a espinha dorsal da organização de qualquer departamento jurídico. Organizar arquivos de papel e arquivos digitais com classificações inteligentes é essencial para operar com eficiência. É importante que você desenvola um sistema que se aplique a todos os arquivos para garantir a continuidade da prática por todo o time. Isso ajudará a todos no momento de procurar um documento específico dentro de um arquivo físico ou rede no servidor da empresa. 

Se possível, escreva um manual com regras claras sobre (i) a nomenclatura de arquivamento dos documentos; (ii) o local de salvamento para cada tipo de arquivo; (iii) a classificação de confidencialidade para cada tipo de documento e o (iv) período de retenção e descarte dos documentos, incluindo a gestão de arquivo morto.  Determine quem poderá acessar seus arquivos na empresa e estabeleça bloqueios de acesso para servidores internos, nuvens e e-mails. Documentos físicos com conteúdo sensível deverão ser arquivados em móveis que contenham cadeados ou chaves para bloqueio de acesso. Defina quem cuidará desses arquivos e liberará os acessos quando necessário.

É altamente recomendável dedicar alguns minutos diários para examinar os arquivos e documentos salvos em seu computador ou mesa de trabalho, assegurando-se de fazer o salvamento nos locais corretos e indicados pelo gestor. Treinar os advogados internos nesse sentido será fundamental para a observância da regra. O gestor também deverá garantir que as regras para a gestão de arquivo estão sendo seguidas. Uma pesquisa mensal por amostragem nos arquivos digitais e físicos pode ser feita periodicamente no sentido de verificar se os documentos são salvos com a nomenclatura e classificação corretas.

Além disso, o layout do seu departamento jurídico está diretamente relacionado à eficiência da gestão de arquivo interno e pode afetar a organização da empresa. Imagine que sua diretoria solicita um documento que leva horas para ser encontrado. Uma gestão documental eficiente evita situações como essa que colocam a reputação e performance do seu departamento à prova. 

 Por isso, regras de gestão de arquivo e o layout são importantes: se o seu departamento não conta com um espaço e uma estrutura física funcional, isso, certamente, diminuirá sua capacidade de se manter organizado e eficiente durante o dia. Assim, ao projetar sua área é importante ter os seguintes itens em mente: 

  1. Escolha móveis e estruturas que abarquem suas necessidades e que sejam funcionais. Ter armários, mesas e gaveteiros aptos à guarda de livros, materiais de escritório e outros objetos é melhor do que optar por um só tipo de estrutura; 
  2. Dê preferência para espaços de armazenamento verticais e com maior espaço em profundidade para a guarda de arquivo; 
  3. Opte por móveis que possibilitem o armazenamento aberto e fechado de documentos. Essa estrutura favorece o acesso fácil a documentos e itens consultados várias vezes no dia a dia, mas, também protege e mantém em segurança os arquivos sensíveis que devem contar com travas de acesso; 
  4. Adote uma estrutura que permita uma visão geral pelo gestor de todos os colaboradores do departamento e que possibilite a comunicação entre eles. Optar por um layout alinhado à cultura do negócio no que tange ao estilo, design e cores do seu departamento também é fundamental para refletir os valores da empresa. 

4) Adote Ferramentas Tecnológicas

A utilização de tecnologia pelo departamento jurídico é imprescindível para uma atuação segura e eficiente. Como exemplo, usar um software de faturamento das horas contratadas por clientes ​​é muito mais eficiente do que fazer esse controle manualmente em papel.  

Do mesmo modo, softwares de gestão de arquivos reduzem a utilização de papel e o espaço necessário no seu arquivo, fornecem acesso a informações de forma segura e acurada melhorando a comunicação e a medição de resultados pelo seu departamento. 

Existem inúmeros softwares jurídicos que podem ser adotados pela sua área trazendo organização e eficiência. Podemos citar, como exemplos, sistemas de gestão de orçamento, gestão documental, gerenciamento de banco de dados, oferecimento de modelos, elaboração de documentos, controles de horas trabalhadas, distribuição de tarefas, gestão de projetos, sistemas de comunicação online, webcast, videoconferência e muito mais. 

No atual contexto em que os departamentos jurídicos precisam ganhar eficiência e reduzir custos, o uso da tecnologia não é uma ameaça às profissões jurídicas, mas, uma grande aliada à sua atuação. Ferramentas tecnológicas farão o trabalho repetitivo e burocrático, conferindo mais tempo aos gestores e advogados internos para que se dediquem a tarefas de natureza intelectual e estratégica.  

Logo, a aposta em tecnologia é fundamental para Jurídicos bem organizados e alinhados à cultura da inovação. Conforme tratamos em nosso texto sobre inovação para departamentos jurídicos, as principais inovações tecnológicas para a área incluem os seguintes serviços e sistemas: (i) automatização de tarefas repetitivas e burocráticas como assinaturas de contratos, controle de prazos processuais, elaboração e interpretação de documentos jurídicos simples, entre outros; (ii) jurimetria e análise preditiva, aplicando dados estatísticos à pesquisa jurisprudencial para projetar os cenários prováveis no desfecho de um litígio, como o serviço da Turivius que você pode conhecer aqui e, (iii) plataformas de resolução de disputas na internet (online dispute resolution – ODR), que oferecem serviços de mediação e negociação, prevenindo o ajuizamento de ações em face da empresa.  

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Inovação para Departamentos Jurídicos: 4 dicas para colocar em prática

Com o uso da tecnologia como ativo do seu departamento, a performance e expertise da área ganham destaque, trazendo visibilidade para o seu time e possibilidades de investimentos futuros. 

Defina Metas e tenha um Planejamento Estratégico

Uma boa organização interna é imprescindível por parte de todos os departamentos de um negócio. Entretanto, no universo do Jurídico interno essa necessidade é ainda maior considerando o papel relevante e estratégico do setor na estrutura geral da empresa. Quaisquer melhorias em sua organização e gestão podem ser rapidamente sentidas nas outras áreas da empresa.  

Um dos itens importantes para uma boa organização do Jurídico é estabelecer metas úteis por período. Os departamentos jurídicos nem sempre se prestam a definir metas objetivamente como as unidades de negócio da empresa, entretanto, definir metas é importante e uma grande oportunidade para fazer um balanço de muitas coisas. 

O estabelecimento de metas por período ou atreladas a projetos específicos é uma oportunidade de divulgar o departamento e todas as coisas excelentes nas quais ele está engajado. Por meio dessas metas, é possível obter uma compreensão sobre o que é essencial ao negócio e o feedback necessário sobre o que poderia melhorar no futuro. Por isso, você deve pensar em metas como oportunidades, abraçando o processo, pois quanto maior for a meta e o resultado alcançado, maior será a recompensa e visibilidade para o seu departamento. 

O estabelecimento de metas na sua área depende dos objetivos estratégicos da empresa para aquele determinado espaço de tempo ou situação específica. De qualquer modo, existem algumas metas comuns e muito utilizadas pelos departamentos jurídicos que podem ser definidas e organizadas em um Planejamento estratégico. 

Como exemplos, têm-se as seguintes (i) manter e treinar uma equipe de profissionais especialistas e necessários ao departamento; (ii) cumprir os objetivos fixados de acordo com o orçamento fixado para o período; (iii) concluir acordos comerciais estratégicos e de alta receita para a empresa; (iv) reduzir o número de litígios por meio de ações preventivas e técnicas de mediação de conflitos; (iv) rever contratos com escritórios terceirizados para economizar no orçamento do período, etc. 

Para entender quais deveriam ser as suas metas, é importante entender o passado do departamento e da empresa, se houver, e avaliar como o departamento reagiu em relação às metas do passado. Existe algum objetivo que vale a pena repetir ou que o time deixou pendente? O departamento verificou alguma metodologia mais adequada para aferir seus resultados?  As ferramentas tecnológicas adotadas trouxeram os resultados esperados?

Algumas práticas podem ser interessantes para entender quais devem ser suas metas futuras. Além de analisar seus dados e evidências internas que apontam para as melhorias necessárias e êxitos alcançados, é importante extrair conclusões que suportem metas vindas de outras fontes. Assim, é altamente recomendado que antes de definir suas metas, você:

  1. Dialogue com seus clientes e entenda expectativas sobre o seu departamento; 
  2. Compreenda o que está em andamento no planejamento estratégico da empresa para inserir o que se relaciona ao Jurídico nas suas metas; 
  3. Pesquise e se informe sobre os temas que estão em alta no mundo jurídico, incluindo novas legislações e entendimentos jurisprudenciais sobre temas que afetam o seu negócio;
  4. Avalie a necessidade de treinar pessoas e atualizar os conhecimentos e habilidades do seu time; 
  5. Identifique novas métricas para aferir seus resultados e associe cada meta a uma metodologia de medição relacionada; 
  6. Revise as metas com a sua equipe de forma horizontal e participativa, monitorando as ações realizadas para a sua implementação.

O departamento jurídico deve estar posicionado como uma área estratégica na empresa a fim de que seja visto como um centro de soluções e não de custos, conforme tratamos em texto anterior sobre boas práticas de gestão estratégica para o Jurídico. 

Conclusão

Em conclusão, a chave para uma organização eficiente e bem estruturada da sua área passa pela compreensão das reais necessidades do negócio e uma visão jurídica e empresarial apoiada pelo seu time interno. Manter as pessoas envolvidas “na mesma página” e remando na mesma direção, como parceiros de negócio da empresa, é sucesso garantido para a organização do seu departamento jurídico.

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Checklist para departamentos jurídicos: 5 práticas de gestão adotar agora (Parte I)

Como implementar práticas de gestão estratégica no dia a dia de seu departamento jurídico e por onde começar? Conheça 5 práticas essenciais para a criação de valor pelo Jurídico interno colocando-o como protagonista na sua empresa.

O curso de Direito oferece uma série de conhecimentos que podem levar a uma carreira brilhante do ponto de vista técnico. Entretanto, algo que as graduações em Direito não ensinam é como gerir negócios, incluindo a infinidade de atividades e rotinas dos departamentos jurídicos onde seus alunos irão atuar no futuro. 

As empresas têm enfrentado o grande desafio de casar a prática do Direito com uma visão de negócios, integrando o departamento jurídico como uma unidade colaborativa e de gestão estratégica na estrutura geral da organização. Durante anos, os departamentos jurídicos foram vistos como “centrais de custos” trabalhando isoladamente com uma quantia considerável de profissionais eminentemente técnicos. Contudo, essa cultura vem cedendo espaço a um papel mais proativo por parte dos jurídicos internos como protagonistas no planejamento estratégico da empresa. 

Fato é que uma boa gestão é imprescindível por parte de todos os departamentos de um negócio. Entretanto, no universo do Jurídico interno essa necessidade é ainda maior considerando o papel relevante e estratégico do setor na estrutura geral. Quaisquer melhorias em sua performance, organização e gestão podem ser rapidamente sentidas nas outras áreas da empresa, assim como um eventual decaimento do seu desempenho.  

Por isso, departamentos jurídicos não devem atuar como “ilhas” em uma organização, mas, como engrenagens que entrelaçam e criam pontos de contato entre as várias áreas do negócio. Um setor jurídico que possui gestão ineficiente refletida em problemas de comunicação entre áreas, falhas na gestão da informação e falta de real compreensão do negócio pode causar sérios danos a toda uma empresa. 

Logo, adotar práticas de gestão estratégica significa impulsionar a melhoria de rotinas e atividades realizadas pelo departamento com foco em qualidade, redução de custos e administração de riscos.  Além de demonstrar o valor da área para a empresa, uma boa gestão traz visibilidade ao trabalho dos advogados internos criando um diferencial competitivo para a equipe que reúne competências técnicas, mas, também estratégicas. 

As práticas de gestão estratégica devem ser adotadas segundo os pontos específicos a serem melhorados em cada empresa. Logo, a escolha de cada uma delas deve levar em conta o porte da organização, o número de profissionais do departamento jurídico, o escopo do negócio, entre outras variáveis. 

Para iniciar sua implementação em forma de checklist, compilamos 10 práticas principais que não podem faltar em seu departamento jurídico e que garantirão destaque ao seu trabalho dentro da empresa. 

Apresentaremos as Práticas 1 a 5 nesse artigo. Esse são as cinco práticas para você apenas ‘fazer o básico bem feito’. Ou seja, é o mínimo que você deve fazer para que seu departamento jurídico faça a jornada de ‘centro de custos’  para ‘central de soluções’. As 6 a 10 virão em seguida.

1) Conheça bem o negócio que você atende 

Para gerir o departamento jurídico de uma empresa com eficiência, você deve entender o negócio que atende na mesma medida que os gerentes de outras áreas. Conhecer os processos produtivos, rotinas internas, riscos, faturamento, posição no mercado, entre outros detalhes da sua empresa é fundamental. 

Em regra, a cultura dos advogados sempre foi voltada ao exame de um conjunto de fatos e à identificação das questões jurídicas importantes, a fim de fornecer recomendações sobre elas. Entretanto, um gestor jurídico deverá ter sempre em mente que essas questões jurídicas são parte de um objetivo maior que é administrar o negócio e fazer com que ele gere lucro. 

Assim, a função do departamento jurídico passa a ser a de compreender os riscos do negócio e auxiliar em sua gestão. Por isso, o conhecimento satisfatório das operações da empresa é essencial para o correto aconselhamento jurídico e gerenciamento de custos, atividades, rotinas, entre outras atividades que estão interconectadas e realizam um propósito específico dentro da empresa.

Seu Jurídico interno deverá estar conectado às demais áreas, participar de treinamentos e reuniões estratégicas, desenvolver e desafiar ideias, expondo as suas próprias. Trata-se de assumir uma postura de ownership entendendo o que cria valor para a empresa e como isso pode ser relacionado com o trabalho realizado pelo seu departamento.

2) Tenha uma postura proativa e não reativa 

Um departamento reativo é aquele que apenas “reage” às demandas quando provocado. Esse tipo de departamento apenas se “move” quando surge algum litígio judicial, reclamação de consumidor e outras possíveis ações de terceiros. Entretanto, essa não é a postura mais indicada para os departamentos jurídicos inovadores e eficazes. Pensar com empreendedorismo também faz parte da gestão estratégica do Jurídico interno. 

Departamentos jurídicos que adotam uma postura proativa, inovadora e atenta às tendências contribuem melhor para a lucratividade do negócio, trazendo melhorias internas e sugestões relevantes para as decisões estratégicas da empresa. 

Além disso, essa postura faz toda a diferença para uma gestão que gera valor e protege o negócio da empresa. O trabalho jurídico não deve ser visto como uma atividade passiva que apenas age quando é procurada, mas, deve contribuir ativamente para o monitoramento da conformidade do negócio. 

Neste sentido, a gestão proativa do Jurídico é fundamental para detectar iniciativas de alto risco ou erros em processos e procedimentos internos que possam resultar em condenações judiciais ou prejuízos a marca no mercado. Adicionalmente, esse novo mindset traz relevância e visibilidade para os advogados internos tornando sua postura proativa um diferencial importante para a progressão de carreira na organização. 

3) Estabeleça um planejamento estratégico

“Planejamento estratégico” é um termo amplo com diversas possibilidades de aplicação. Entretanto, no universo de um departamento jurídico pode ser definido como o desenvolvimento de um plano de negócios pragmático que articula os objetivos maiores de sua organização e ações necessárias para alcançá-los dentro do departamento e em um dado espaço de tempo. 

Princípios básicos de planejamento estratégico incluem determinar metas, estabelecer um cronograma estimado, bem como designar pessoas e recursos necessários à conclusão das ações propostas. Independentemente da natureza ou da complexidade das atividades desempenhadas por sua área, essas técnicas de planejamento também podem ser aplicadas por profissionais do Direito. 

Um bom planejamento é o início de qualquer gestão jurídica eficiente, uma vez que possibilita uma visão de longo prazo e projeção de tendências para o futuro. Gestores jurídicos devem saber para onde o departamento está indo e direcioná-lo na mesma rota perseguida pela empresa. 

Além disso, o planejamento do seu departamento o posiciona como área estratégica na empresa a fim de que seja visto como centro de soluções e não de custos. Por conseguinte, planejar as metas do seu departamento, tempo e forma de atingi-las é fundamental. 

4) Adote métricas de desempenho

Métricas são critérios de análise que servem para medir o desempenho das atividades, serviços e parceiros do seu departamento. Essas métricas podem ser utilizadas, posteriormente, para a construção de indicadores aplicáveis à realidade da área. 

Sem métricas, a gestão do departamento é feita às cegas, ou seja, é uma gestão fadada a uma série de dificuldades, especialmente, no que diz respeito à tomada de decisão, uma vez que não haverá evidências para baseá-la e orientar o gestor.

Conforme abordamos em nosso texto sobre métricas para departamentos jurídicos é importante optar por métricas que façam sentido na sua área. Por isso, variáveis como o porte da empresa, o número de profissionais no departamento, o número de escritórios de advocacia que são parceiros, os valores do orçamento anual, entre outras, devem ser analisadas.

Dentre as principais métricas adotadas e recomendadas internacionalmente por departamentos jurídicos estão as seguintes: (i) despesas por orçamento, (ii) despesas por tipo ou por assunto, (iii) custos com escritórios externos, (iv) duração e exposição à litígios e (v) carga de trabalho da equipe. Todas elas servem ao melhor entendimento do negócio e do papel do seu departamento jurídico dentro dele com base em evidências e dados concretos.

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Métricas para Departamentos Jurídicos:  descubra quais são as principais!

5) Invista em tecnologia e inovação

Os departamentos jurídicos precisam ganhar eficiência, reduzir custos e mostrar o valor do seu trabalho para a empresa. Neste ponto, o uso da tecnologia não é uma ameaça às profissões jurídicas, mas, uma grande aliada para os resultados do departamento. Ferramentas tecnológicas farão o trabalho repetitivo e burocrático, criando janelas de tempo para que gestores e advogados internos se dediquem a tarefas mais estratégicas e relevantes.  

Logo, a aposta em tecnologia é fundamental para departamentos jurídicos alinhados a cultura da inovação e segurança de dados, alocando tempo, recursos e expertise de forma otimizada. 

Conforme tratamos em nosso texto sobre inovação para departamentos jurídicos, as principais inovações tecnológicas para a área incluem os seguintes serviços: 

(i) automatização de tarefas repetitivas e burocráticas como assinaturas de contratos, controle de prazos processuais, elaboração e interpretação de documentos jurídicos simples, entre outros; (ii) jurimetria e análise preditiva, aplicando dados estatísticos à pesquisa jurisprudencial para projetar os cenários prováveis no desfecho de um litígio, como o serviço da Turivius que você pode conhecer aqui e, (iii) plataformas de resolução de disputas na internet (online dispute resolution – ODR), que oferecem serviços de mediação e negociação, prevenindo o ajuizamento de ações em face da empresa.  

Com o uso da tecnologia como ativo do seu departamento, a performance e expertise da área ganham destaque e competitividade, trazendo visibilidade para o seu time e possibilidades de investimentos futuros. Os benefícios ao departamento são inúmeros e o quanto antes colocados em prática, melhores e maiores os seus resultados.  

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Inovação para Departamentos Jurídicos: 4 dicas para colocar em prática

As Práticas 1 a 5 desse artigo são o mínimo que você precisa saber para  fazer para que seu departamento jurídico faça a jornada de ‘centro de custos’  para ‘central de soluções’. 

 No próximo artigo, as Práticas  6 a 10 são necessárias para que seu departamento se integre melhor ao negócio que você serve. Com essas práticas, você verá que, por exemplo, pode fazer sentido você cursar um MBA logo após a sua formação jurídica e a importância de estabelecer sua rede de contatos e reputação dentro da empresa que você serve. Aguarde!

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ROI para advogados: conceito, como calcular e exemplos práticos

Segundo o Investopedia, o ROI, do inglês Return over Investiment ou Retorno Sobre Investimento consiste em uma métrica financeira utilizada para demonstrar se o retorno de um investimento representa um ganho ou perda quando comparado ao seu custo.

A partir do cálculo do ROI é possível a compreensão da lucratividade de determinado investimento, permitindo que o profissional tome decisões baseada em dados e não em achismos. 

Assim, quando o ROI passa a ser uma métrica presente na rotina de advogados, esses profissionais se tornam aptos para medir com precisão quanto um investimento está gerando de lucro ou perda para o seu escritório ou departamento jurídico.

Acompanhe o artigo para aprofundar seus conhecimentos sobre o ROI e seus impactos práticos para a advocacia! 

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Indicadores de desempenho para advogados: como escolher KPIs na advocacia

O que é o Retorno Sobre Investimento? 

O ROI ou Retorno Sobre Investimento se traduz na métrica que poderá justificar ou não determinada decisão/estratégia na vivência da advocacia. 

Cada vez mais advogados são cobrados para que o jurídico deixe de ser uma área apenas de despesas e solução de problemas para se transformar em uma área proativa, inovadora e que ofereça soluções criativas e mais econômicas.

Nesse sentido, o cálculo do ROI se torna uma das métricas essenciais para orientar a tomada de decisão quando advogados ponderam sobre aceitarem determinada demanda, contratarem um software, investirem em marketing para prospecção de clientes, etc.   

Ao informar se o retorno de um investimento é realmente lucrativo, adicionando o aspecto financeiro às suas demais vantagens, torna-se mais objetivo o momento de decidir pela manutenção ou mudança na forma do advogado atuar.

Exemplos práticos de ROI para advogados

Na análise de processos judiciais, por exemplo, é possível verificar quais causas têm maior probabilidade de lucro, de modo a evitar aquelas mais complexas e morosas que não oferecem retorno financeiro compatível.

Somado, ainda, ao uso da jurimetria, recurso que oferece maior assertividade e previsibilidade à advocacia, o cálculo do ROI poderá ser um determinante para que o profissional conclua pela realização de um acordo ou prosseguimento da demanda. 

Outro exemplo prático de ROI na advocacia diz respeito à contratação de softwares jurídicos.

Ao calcular o ROI referente à compra de tecnologia, os gestores conseguem verificar se o esforço de tempo e dinheiro em determinada solução está de fato sendo positivo para o escritório ou departamento jurídico.

Considerando os exemplos acima fica nítida a importância do ROI para advogados, que usufruem de vantagens como: otimização de tempo, correta precificação dos serviços jurídicos prestados, tomada de decisões orientadas por dados e consequente redução de riscos financeiros para o escritório ou departamento em que atuam.

Como calcular o Retorno Sobre Investimento na advocacia?

Para calcular o ROI basta obter a receita total obtida com o investimento (ganho obtido) e subtrair deste valor os custos do respectivo investimento, devendo esse valor ser dividido pelo custo de investimento e, ao final, multiplicado por 100%. 

Assim, considerando uma causa tributária em que o ganho total (honorários relativos ao êxito + porcentagem sobre o processo) seja de R$20.000, sendo daí deduzidos R$4.000 referentes aos custos envolvidos, tem-se um ROI de 400%. 

O mesmo cálculo pode ser feito também por um advogado ou gestor de departamento jurídico que está pensando em contratar tecnologia que ofereça redução de custos operacionais, como a pesquisa jurisprudencial com uso de Inteligência Artificial, mas ainda tem dúvidas se vale a pena o investimento. 

Para ter certeza é preciso que o profissional verifique quantas horas são despendidas em pesquisa jurisprudencial e qual a sua representação em gastos salariais da sua equipe. 

Ao fazer um comparativo com a pesquisa jurisprudencial inteligente (que faz uso de Inteligência Artificial), um estudo feito pelo National Legal Research Group concluiu que o uso de IA contribui para que esses profissionais sejam  24,5% mais rápidos que aqueles que utilizam apenas a pesquisa tradicional.

Nesse mesmo sentido, também foi realizada pesquisa pela Turivius em que se verificou o gasto anual de 135 horas anuais em pesquisa jurisprudencial, o que representaria R$10.350,00 gasto em salários.

Considerando que a ferramenta pode reduzir o tempo gasto com pesquisa jurisprudencial em até 90% (ou seja, o valor gerado por usuário é de R$ 9.350,00), basta avaliar o ROI inserindo o valor do investimento na ferramenta na fórmula abaixo. 

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Inteligência Artificial aplicada à pesquisa jurisprudencial

Análise do ROI e investimento em softwares jurídicos

Em busca de vantagens como otimização de tempo e aumento da produtividade, muito se fala no investimento em tecnologia para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos através da contratação de soluções fornecidas por lawtechs e legaltechs

Nesse contexto, a análise do ROI se torna um grande aliado de gestores jurídicos que querem implementar tecnologias e precisam mensurar com precisão o saldo positivo desta contratação. 

Sendo assim, a contratação e implementação de soluções tecnológicas deve perpassar pelo cálculo do ROI, uma vez que essa métrica é essencial para verificar se a ferramenta escolhida está alcançando as expectativas. 

Ainda, além do lucro propriamente dito, o retorno positivo desse investimento deve ser analisado sob a perspectiva de vantagens como o aumento da produtividade, eficiência e competitividade de escritórios de advocacia e departamentos jurídicos.  

Considere, por exemplo, o caso do advogado que atua com Direito Tributário e precisa se manter atualizado sobre a jurisprudência mais recente e que impacta no direito dos seus clientes. 

Se a prescrição é um dos temas importantes para a atuação deste advogado, fará parte da sua rotina de pesquisa a descoberta de novas decisões que surgirem nesse sentido.

Ele precisará, portanto, monitorar diariamente os sites dos tribunais, acessando cada site manualmente e verificando decisões que possam ser importantes para os seus casos. 

Essa tarefa simples, porém repetitiva e um tanto morosa, demanda tempo e zelo de um profissional que poderia estar atuando em frentes mais estratégicas, como na elaboração de teses tributárias complexas ou prospecção de clientes.  

Por outro lado, quando se opta por utilizar software jurídico para automatização de tarefas como essa, passa-se a monitorar diariamente esses resultados sem a necessidade de acessar site por site. 

Para visualizar esse exemplo na prática, assista ao vídeo a seguir em que a advogada e representante de novos negócios da Turivius, Thaís Seixas, explica como monitorar a jurisprudência proferida em um ou mais tribunais e receber as novidades por e-mail. 

Nesses casos, não há dúvidas que a tecnologia tornará mais produtiva a rotina deste profissional e de sua equipe, viabilizando a automatização de tarefas repetitivas e de baixa complexidade. 

Dica bônus: para quem se interessa por tecnologia e está sempre em busca de novas ferramentas que possam tornar seus serviços jurídicos mais produtivos, uma dica de conteúdo é o podcast Legal Driver.

Nesse podcast, Bernardo de Azevedo e Alexandre Morais da Rosa fazem resenhas de softwares jurídicos, indicando suas principais vantagens e desvantagens, bem como a plataforma pode ser útil no dia a dia de advogados. 

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5 Podcasts jurídicos que todo advogado deveria acompanhar em 2021

Conclusão

Para o cálculo do ROI ser feito de forma correta e precisa é necessário o conhecimento e monitoramento de outros dados essenciais às atividades jurídicas. 

Ou seja, somente será possível medir o total investido e seu respectivo retorno com o conhecimento de todas as variantes que fazem parte deste cálculo, tais como: custo da hora do advogado responsável pela tarefa, valor total de receitas e despesas com o devido descritivo, horas despendidas em cada tarefa, etc. 

Por outro lado, tente não paralisar a sua decisão caso você não tenha todos os dados acima. As vezes apenas uma estimativa das variáveis mais importantes (exemplo, custo da hora dos seus advogados) já será suficiente para tomar uma decisão. 

Sendo assim, o primeiro passo para o cálculo do ROI e de outras métricas é a adoção de um mindset focado em dados, o que permitirá a tomada de decisões mais assertivas e com menor chance de erros. 

Para conhecer mais métricas que devem fazer parte da rotina de advogados, leia também:

Métricas para Departamentos Jurídicos:  descubra quais são as principais!

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Métricas para Departamentos Jurídicos: descubra quais são as principais!

Quais são as principais métricas adotadas pelos Departamentos Jurídicos? Por que métricas são importantes para uma gestão eficiente e estratégica da área? Por onde começar com as métricas no seu departamento? Aprenda como as métricas podem ser utilizadas para demonstrar o valor do seu trabalho dentro da empresa. 

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Por que adotar métricas em departamentos jurídicos?

 “O que não pode ser medido não pode ser gerenciado”. A frase do administrador Willian Edwards Deming explica, em muito, os desafios de gestão por trás de muitos departamentos jurídicos: a falta de mensurar e compreender seu cenário interno baseado em evidências. 

Por muito tempo, a profissão do advogado não passou por avaliações quantitativas comuns ao dia a dia de outras profissões e serviços. Entretanto, essa cultura tem mudado significativamente com o crescimento da tecnologia e a necessidade de que os departamentos jurídicos assumam uma postura inovadora e estratégica na empresa. 

Iniciativas visando a eficiência em processos internos são cada vez mais urgentes e necessárias para demonstrar o valor agregado das atividades jurídicas ao negócio. Neste sentido, a pandemia da COVID-19 acelerou o processo de mudança de cultura na adoção de ferramentas para mensurar o desempenho de departamentos jurídicos. Mais do que nunca, é necessário cortar custos e aumentar a eficiência de todas as áreas da empresa sem exceções. 

Nessa nova e desafiadora era, os departamentos jurídicos precisarão defender e demonstrar o valor de seus resultados, utilizando boas métricas para fazer isso de forma fundamentada em evidências. A partir dessa avaliação, decisões mais seguras podem ser tomadas pelos departamentos e suas empresas. Antes de avaliar um determinado cenário com base na experiência prévia do gestor, sua intuição ou informações dispersas sobre o assunto, é possível adotar um novo mindset baseado em dados, evidências e informações quantitativas. 

Considerando que as funções desempenhadas pelos departamentos jurídicos são semelhantes a outras funções que podem ser mensuradas, a avaliação por métricas é altamente indicada para demonstrar a efetividade do seu trabalho a empresa. Assim, o desafio de demonstrar o valor financeiro agregado pelo departamento jurídico ao negócio é facilitado a partir da escolha das métricas aplicáveis. 

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Como escolher métricas para departamentos jurídicos?

Métricas são critérios de análise que servem para medir o desempenho das atividades, serviços e parceiros do seu departamento. Essas métricas podem ser utilizadas, posteriormente, para a construção de indicadores aplicáveis a realidade da área. 

Sem métricas, a gestão do departamento jurídico é feita com menos informações. Ela corre o risco de passar por  uma série de dificuldades, especialmente no que diz respeito à tomada de decisão, uma vez que não haverá evidências para baseá-la e orientar o gestor. 

Métricas se relacionam aos dados do seu departamento, já que se aplicam sobre eles. Por isso, é necessário se atentar para a necessidade de uma cultura Data Driven, mantendo bancos de dados minimamente estruturados a fim de extrair as informações importantes sobre tudo o que é feito na área. 

Para escolher as métricas que façam sentido ao seu departamento jurídico, algumas variáveis devem ser observadas. O porte da empresa onde você atua, o número de profissionais no departamento, o número de escritórios de advocacia que são parceiros, o valor do orçamento anual, o escopo do negócio e seus principais riscos jurídicos e operacionais. 

Feita essa análise mais genérica, é importante entender onde estão localizados os seus dados e apostar em tecnologia jurídica para monitorá-los. Atualmente, existe uma infinidade de soluções oferecidas por lawtechs e legaltechs no mercado auxiliando a gestão de dados e métricas dos departamentos jurídicos. Plataformas de gestão de processos, escritórios, contratos, entre muitas outras atividades, podem ser implementadas e customizadas às necessidades do seu departamento.

Quaisquer que sejam as métricas utilizadas pelo departamento jurídico, é preciso lembrar que elas devem ser de fácil entendimento, monitoramento e apresentação para os interessados na sua empresa. Embora todas as métricas rastreiem dados numéricos, essas informações podem ser analisadas e exibidas de várias maneiras, como em forma de gráfico ou infográfico mostrando porcentagens de um todo maior, resultados de desempenho e atividades por período. 

Além disso, é importante que a Diretoria da sua empresa esteja de acordo com as métricas adotadas, garantindo que elas atendam aos objetivos do negócio. Veja a seguir algumas das principais métricas adotadas pelos departamentos jurídicos e recomendadas por grandes consultorias internacionais, incluindo a PwC e a Thomson Reuters:

Despesas por Orçamento 

Acompanhar as despesas do seu departamento e mantê-las dentro do orçamento previsto é fundamental. Assim, rastrear, prever e controlar os gastos conforme o orçamento é um primeiro passo para demonstrar organização e eficiência.

Além disso, esse acompanhamento também serve como referência para entender quanto devem custar certos tipos de serviços ou atividades e como o departamento pode acompanhar a evolução da precificação ao longo do tempo. Essa é uma ferramenta útil para garantir que o departamento possa estimar seus custos com precisão sem extrapolar o total do orçamento, evitando quaisquer surpresas. 

Conhecer seus custos e monitora-los é essencial, entretanto, a forma de controle das despesas relativamente ao orçamento também é importante. Nesse caso, o controle manual é extremamente arriscado e deve ser evitado pelo departamento, pois favorece uma enormidade de falhas e registro de informações incorretas. 

Por isso, a utilização dos softwares jurídicos já oferecidos por lawtechs e legaltechs é o caminho mais indicado para um monitoramento eficaz das métricas relativas ao orçamento do seu departamento jurídico.  A automatização dessa métrica é essencial para garantir uma avaliação com segurança. 

Por fim, essa métrica pode ser utilizada para demonstrar como o departamento jurídico agregou valor à empresa, principalmente, se ele encerrou o ano dentro do orçamento previsto, bem como para solicitar um orçamento maior, se necessário, caso fique demonstrado o aumento na quantidade de atividades e serviços jurídicos prestados à empresa no período. 

Despesas por Tipo ou por Assunto

Entender de onde vem os principais gastos de seu departamento é o ponto principal dessa métrica. Ela tem como objetivo demonstrar gastos exagerados, aumentos imprevistos e custos não justificados dentro do seu orçamento.

Para isso, essas despesas são classificadas por “tipo de demanda” ou “assunto” nas rotinas da área, como por exemplo, gastos com contencioso, gastos com o envio e assinatura de contratos, gastos com custas judiciais, etc. 

A utilização dessa métrica pode auxiliar em uma série de análises importantes para a eficiência do departamento. Existe alguma área de atuação com despesas de grande valor em vários casos? Porquê? Como reduzir esse custo? 

Atividades por unidades de negócio ou filiais da sua empresa, onde existam “braços” do seu departamento jurídico, também podem ser mapeadas dentro da classificação por “tipo”. Essa análise pode ajudar a entender, por exemplo, se não seria mais recomendado internalizar uma determinada atividade jurídica que tem gerado muitos custos com a sua terceirização por uma determinada filial. 

É possível extrair os resultados dessa métrica em relatórios e compara-los com os gastos jurídicos de outras empresas do mesmo setor produtivo ou com estrutura semelhante. Essa comparação pode revelar problemas nas despesas de seu departamento, trazendo alertas sobre gastos muito elevados ou diferentes do padrão geral observado em empresas similares para uma mesma despesa.

Custos com Escritórios externos 

Uma das maiores despesas dos departamentos jurídicos é o gasto com escritórios de advocacia. Essa é uma boa razão para avaliar periodicamente o desempenho de todos os escritórios de advocacia externos utilizados ​​pelo seu departamento. 

Além da precificação dos serviços, que deverá caber no seu orçamento e seguir o padrão do mercado, alguns outros critérios podem ser aplicados ao avaliar os escritórios, incluindo a pontualidade na entrega dos serviços, a confiabilidade do trabalho, afastando a necessidade de revisões posteriores e a adequação no formato de entrega. 

Uma classificação de gastos por assunto também pode ser aplicada a essa métrica, de modo que as atividades dos advogados externos sejam monitoradas por área do Direito. Como a precificação por hora ou por “pacote fechado” de serviços pode variar muito dependendo do “assunto”, é recomendável que essa classificação seja feita. 

Além disso, outras métricas podem ser adotadas para mensurar os serviços prestados pelos escritórios de advocacia, a depender do tamanho do seu departamento e área de atuação, incluindo (i) o número de escritórios de advocacia utilizados por período, (ii) o tipo e o número de questões jurídicas tratadas por cada um deles, (iii) eventuais taxas ou valores imprevistos pagos a esses escritórios, (iv) escritórios que oferecem a possibilidade de negociação de honorários e precificação alternativa. 

A adoção dessa métrica com os critérios aqui já apresentados tem como objetivo demonstrar quais escritórios de advocacia externos fornecem um trabalho com valor agregado maior ao seu departamento. Isso impacta diretamente na eficiência geral da área, no seu desempenho e capacidade de resposta rápida aos vários setores da empresa.

Por isso, a utilização de métricas relativas aos escritórios de advocacia é um ponto chave que permite ao gestor alcançar três resultados principais (i) manter-se dentro do orçamento previsto, (ii) saber quais são os melhores escritórios a se contratar em cada caso, bem como (iii) prever qual o tempo de resposta média de cada um deles para os assuntos mais urgentes. 

Duração e exposição à Litígios 

Muitos gestores não sabem a quantidade de processos judiciais mantidos pela empresa, seus valores, histórico de êxito em acordos, entre outros. Entender a natureza e o impacto dos processos judiciais em sua empresa é um fator chave, uma vez que possibilita gerir muitos riscos operacionais e provocar melhorias no processo produtivo. 

É possível que se verifique em demandas consumeristas por atraso na entrega de produtos da empresa, por exemplo, que existe uma certa falha nos processos internos do departamento de logística, ou que um determinado produto apresenta inúmeras reclamações acerca de um defeito específico sobre o qual são necessárias melhorias. 

Geralmente, ações judiciais massificadas ou que aparecem com um certo padrão de repetição apontam para riscos nos processos internos da empresa. Essa exposição ao risco pode ser verificada e sinalizada pelo seu departamento jurídico, demonstrando impacto na lucratividade do negócio. 

Assim, para aplicar a métrica relativa aos litígios da empresa é importante mapear a quantidade de processos ativos, inativos, a quantidade de processos por período, a quantidade e natureza dos riscos verificados. Com o tempo, o acompanhamento desses números permite que o departamento jurídico demonstre como reduziu a exposição da empresa aos riscos e adotou estratégias para a minimização das ações judiciais recebidas.

Carga de trabalho da Equipe 

Para gerenciar o departamento e demonstrar o valor de suas atividades, é necessário conhecer o tempo gasto na execução de tarefas, desde as mais complexas como pesquisas, pareceres, petições, etc., como também aquelas que integram a rotina básica de cada advogado interno. 

Além disso, mensurar a carga de trabalho de sua equipe permite uma alocação de recursos mais eficiente no departamento, pois destaca quais áreas estão aglutinando mais horas trabalhadas, quais estão demorando ao receber atendimento, bem como o trabalho que está sendo distribuído de forma desproporcional, sobrecarregando alguns profissionais. 

Essa avaliação também pode destacar demandas que necessitam de revisão contínua ou repetitiva ou que não obedecem aos cronogramas e prazos previstos. É possível também avaliar se os profissionais certos estão sendo designados para o tipo de tarefa adequada ao nível de expertise e conhecimento técnico exigido. 

Pensando no bem-estar geral de sua equipe e como ele afeta o departamento, essa métrica também pode ser utilizada para reconhecer e recompensar funcionários de alto desempenho ou criar estratégias para melhoria do desempenho de profissionais com baixo desempenho.

Todas essas métricas servem ao melhor entendimento do negócio e do papel do departamento jurídico dentro dele. Assim, questões sobre a razão de ser e o objetivo do seu departamento ficam claras para todos os profissionais da área com base em dados concretos.

 O departamento jurídico é um setor fundamental para o êxito financeiro da empresa e por isso deve estar alinhado às suas necessidades e características. Aplicando essas métricas e monitorando resultados, seu departamento caminha de mãos dadas para o sucesso da empresa e demonstra seu impacto efetivo para o futuro do negócio.

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Inovação para Departamentos Jurídicos: 4 dicas para colocar em prática

O que é inovação jurídica? Como aplicar esse conceito no dia a dia do seu Departamento e por onde começar? Conheça nossas quatro dicas essenciais e entenda como fazer do seu Departamento Jurídico um centro de soluções para a sua empresa!

O que é “inovação jurídica”, afinal?

Os questionamentos dos advogados sobre o universo da inovação vão desde o “nonsense” até as preocupações mais genuínas: inovar é adotar um vocabulário do tipo “Vale do Silício” e pedir ao seu time para que pense “fora da caixa”? É abandonar o terno e gravata e aderir ao jeans  e camiseta? 

Independente das controvérsias mais “conceituais”, entender sobre inovação jurídica se tornou um requisito fundamental para os Departamentos Jurídicos, uma vez que esses setores são vistos como centro de custos e não de lucro para as empresas. Por isso, mais do que nunca, advogados necessitam ter visão de negócios e compreender formas pelas quais seus departamentos podem gerar soluções e vantagens financeiras. Logo, essa não é uma conversa restrita ao mundo das startups, do Vale do Silício ou de empreendedores super criativos. A inovação é uma necessidade também no dia a dia dos operadores do Direito. 

Conforme ensina o Prof. Clayton Christensen da Harvard Business School, “inovação” é uma mudança no processo pelo qual uma organização “transforma trabalho, capital, materiais ou informações em produtos ou serviços de maior valor”.  Se aplicarmos esse conceito ao universo jurídico, a inovação representará uma mudança que gera valor em serviços e atividades legais ou em um Departamento Jurídico como um todo.

Essa mudança pode ser classificada em duas grandes categorias: “incremental” ou “disruptiva”. Isso quer dizer que o seu departamento pode aplicar inovações “menores”, de tipo incremental, isto é, melhorias no custo, tempo, recursos, formas de apresentação dos serviços, estratégias de comunicação, etc. 

Por outro lado, seu departamento também pode implementar uma inovação de tipo mais profundo ou “disruptiva” que não foca apenas em melhorias, mas, em uma reformulação total do escopo dos serviços ou atividades, incluindo estruturas e objetivos de médio e longo prazo. 

Por isso, não se trata de “(re)inventar a roda”: a inovação jurídica é algo muito mais simples do que geralmente se pensa e está ao alcance de todos os profissionais da área. Pode se apresentar como uma melhoria no processo de comunicação com clientes, na adoção de uma nova escala de trabalho no seu departamento, uma nova forma de cálculo de produtividade de seus colaboradores, ou mesmo em ajustes que fazem toda a diferença na famosa planilha do excel.  

Departamento Jurídico: de  Centro de Custos a Central de Soluções

Os Departamentos Jurídicos são frequentemente considerados centros de despesas e não centros geradores de receita para as empresas. Os gastos vão desde condenações judiciais, custas processuais, honorários de escritórios terceirizados, cartórios, despesas administrativas, de correios, entre outros. A lista pode ser muito mais extensa a depender do escopo de negócios da empresa, porte e tamanho do departamento.

Entretanto, existem maneiras de gerir o departamento estrategicamente fazendo dele um relevante aliado no aumento dos resultados financeiros da empresa. Uma dessas formas consiste na adoção de ferramentas de inovação tecnológica pelo departamento, incluindo sistemas de gerenciamento de contratos, processos judiciais, escritórios parceiros, entre outros tipos de monitoramento de atividades e serviços.

Por isso, o investimento no mindset de inovação jurídica e novas tecnologias disponibilizadas por lawtechs e legaltechs é fundamental para rastrear o desempenho do Departamento Jurídico. Nesse sentido, advogados internos de empresas não são chamados apenas a defesa e ajuizamento de ações, mas ao entendimento do escopo de negócios, gestão de riscos e promoção do crescimento financeiro da empresa.

Essa reinvenção do Departamento Jurídico passa, necessariamente, por um papel mais atuante e participativo na tomada de decisão estratégica pela empresa, orientado por uma visão de negócios em contraposição a uma visão estritamente focada na lei. Assim, nesta nova configuração, o Departamento Jurídico se torna uma verdadeira “central de soluções” e não mais um centro de custos.

De qualquer modo, para atingir esse objetivo é necessária uma perspectiva de inovação, uma cultura orientada por dados, soluções tecnológicas efetivas e novos formatos de entrega das atividades do departamento. Essas são as principais mudanças para favorecer a inovação jurídica fazendo dele muito mais eficiente e menos custoso para o negócio.  

4 Dicas Essenciais para começar agora

1 – Mude seu Mindset

A inovação jurídica se inicia com uma alteração do conceito que o profissional do Direito tem sobre si próprio e sobre a sua atuação. Por isso, se trata de uma mudança mais profunda de mindset sobre o que você faz todos os dias no seu departamento, como e porquê.  

No contexto de uma empresa, isso começa por saber que o seu departamento impacta diretamente a lucratividade do negócio e é nesse ponto que a percepção do Jurídico precisa mudar. Advogados são geralmente vistos como criadores de custo com baixo índice de benefício. São considerados profissionais engessados, que tendem a impedir a tomada de risco ao invés de auxiliá-la.

Essa cultura jurídica tradicional que vigorou por muitos anos está sendo rompida por um mundo volátil, por uma nova economia de dados e pela presença cada vez maior da inovação tecnológica. Todas essas mudanças trazem uma outra realidade  para os departamentos jurídicos. Nela o advogado assume a postura de um verdadeiro parceiro de negócios, contribuindo para o sucesso econômico da empresa.

Por isso, é imprescindível que os profissionais da área mudem seu mindset e incentivem a mudança de cultura em seus departamentos. Esse é um treino mental diário que deve ser colocado em prática ao resolver os problemas e demandas da profissão com foco em melhoria de processos, otimização de metodologias, bem-estar coletivo e lucratividade para a empresa. 

2- Seja Data Driven

Para estruturar um Departamento Jurídico com inovação é necessário conhecer e ser orientado por seus dados internos. Há departamentos que não possuem métricas claras, indicadores e dados relativos à produtividade, custos, melhorias, possibilidades de investimentos, etc. 

É necessário revisar o fluxo de trabalho do departamento, entender quais as principais atividades, demandas que necessitam de revisões contínuas e quais as suas principais dores. Tudo isso deve constar em uma base de dados minimamente estruturada a fim de que tecnologias possam ser aplicadas sobre esses dados posteriormente.

Sem um banco de dados não é possível automatizar a maioria das atividades do seu departamento ou mesmo aplicar soluções de inteligência artificial mais complexas. Cite-se como exemplo, softwares de elaboração e análise de contratos. Como o software contratado irá analisar um determinado tipo de cláusula contratual se esses contratos não estão digitalizados e disponíveis online para aplicação do algoritmo? Por isso, digitalize-se e estruture os seus dados. 

Outro item de extrema importância na análise de dados de departamentos jurídicos é a gestão da carteira de processos judiciais, incluindo o levantamento de depósitos judiciais, alvarás, controle de prazos, entre outros. Todos esses processos podem ser automatizados e os dados extraídos dessas atividades podem trazer insights importantes para a empresa, sugerindo, por exemplo, que é mais vantajoso realizar um acordo na fase inicial de uma ação trabalhista ao invés de seguir para a fase de instrução e julgamento.. 

Essa mesma análise é necessária para a gestão dos escritórios que prestam serviços junto aos departamentos jurídicos de grandes empresas. A avaliação de indicadores incluindo custos e produtividade dos parceiros é um item fundamental para compreender o grau de satisfação do setor com essas contratações, auxiliando nas tomadas de decisão.

3- Aposte Alto em Tecnologias Jurídicas 

Os departamentos jurídicos precisam ganhar eficiência, reduzir custos e mostrar o valor do seu trabalho para a empresa. Nesse sentido, o uso da tecnologia não é uma ameaça, mas, um grande ativo e um forte aliado no atingimento de metas e objetivos já  determinados pela direção do negócio. A tecnologia fará o trabalho pesado e repetitivo, permitindo que os advogados se concentrem naquilo que fazem de melhor: utilizar sua criatividade e conhecimento jurídico para gerar soluções.. 

Logo, deve-se apostar em tecnologia, tendo em vista que ela permite que o seu departamento se torne cada vez mais estratégico e competitivo, alocando tempo, recursos e expertise de forma otimizada. Algumas das inovações tecnológicas atuais para departamentos jurídicos consistem nos seguintes serviços:

  1. Automatização de tarefas repetitivas e burocráticas como assinaturas de contratos, controle de prazos processuais, elaboração e interpretação de documentos jurídicos simples, entre outros, trazendo melhora no fluxo de trabalho, agilidade e precisão na execução de tarefas.
  2. Jurimetria e análise preditiva, aplicando dados estatísticos sobre a pesquisa de jurisprudência para projetar os cenários mais prováveis no desfecho de um determinado litígio. O leitor pode conhecer mais sobre esse serviço na Plataforma da Turivius que oferece ferramentas de business intelligence e information discovery alimentados com inteligênia artificial. Com isso as soluções mais ágeis e precisas para os seus clientes internos. Saiba mais sobre a Turivius!
  3. Plataformas de resolução de disputas online (Online Dispute Resolution – ODR), que oferecem a possibilidade de mediação e negociação de reclamações de consumidores pela internet, de forma ágil e empática às necessidades do cliente, prevenindo o ajuizamento de ações em face da empresa.

4 – Customize-se para o seu Interlocutor

Levar a sério a inovação implica empoderar o seu cliente. Isso significa considerar sempre que as atividades e serviços desempenhados pelos advogados não são feitos para outros advogados. Pareceres, consultas ou reuniões são feitos para pessoas das mais variadas formações, sem grandes pretensões de conhecer o Direito tão profundamente.

Por isso, é preciso exercer empatia no momento de apresentar o seu trabalho: é uma prática razoável entregar um parecer de 30 páginas ao seu CEO? Ou fazer uma reunião de três horas utilizando brocardos jurídicos para explicar a nova “Lei Geral de Proteção de Dados” ao time de TI? Precisamos da tal “mudança de mindset” aqui. 

Customizar o seu trabalho deve levar em conta as seguintes questões: quem é o meu interlocutor? Qual a sua cultura corporativa ou organizacional? Qual seu estilo de linguagem, comportamento, forma de vestir, etc? Quais as suas principais dores e gargalos? 

Por isso, se o seu interlocutor busca uma entrega ágil, simples e objetiva, é necessário que o seu time aprenda algumas técnicas de inovação extremamente importantes para mudar o formato de apresentação do seu trabalho. 

É possível utilizar os princípios do Legal Design e do Visual Law para entregar documentos em formatos gráficos, acessíveis, interativos, intuitivos e empáticos à compreensão do cliente. Essas técnicas podem ser aplicadas desde a concepção de um determinado serviço jurídico, como também sobre petições, contratos, formulários e e-mails. A ideia é deixar a produção textual cada vez mais visual e acessível por meio de imagens, fluxogramas, tópicos, etc.

Por exemplo, com a ferramenta de legal data analytics da Turivius, você consegue resumir os riscos tributários de uma operação financeira em apenas um gráfico. Uma imagem vale mais que mil palavras. E certamente o CFO da sua empresa vai entender melhor esses riscos, e valorizar o seu trabalho, se você lhe mostrar algumas estatísticas ao invés de várias laudas  elucubrando sobre a jurisprudência de um tema.

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Mas, não é necessário ir tão longe. Inovações incrementais podem ser feitas nos enormes e rebuscados textos jurídicos. Isso pode significar a criação de um resumo de uma página, ao invés da entrega de um extenso memorando, ou mesmo de uma síntese das suas recomendações em bullet points no powerpoint

O desafio aqui reforça a necessidade de uma mudança de mindset: é preciso tempo para pensar sobre essas questões, ouvir os clientes, pedir feedback e investir no esforço contínuo de implementar melhorias. Em síntese, customize-se para o seu interlocutor. Isso gera empatia e empatia é um dos gatilhos para a inovação.  

Concluindo nossas quatro dicas essenciais, é fundamental que o seu Departamento Jurídico lidere esse movimento de mudança e incentive o mindset de inovação a cada atividade realizada. Com isso, a área ganha destaque e competitividade, trazendo visibilidade para o seu time e possibilidades de investimentos futuros. Os benefícios são inúmeros e o quanto antes colocados em prática, melhores e maiores os seus resultados.  

Seus próximos passos:

Na sua jornada de centro de custos para central de soluções, a tecnologia será seu grande aliado. Hoje já existem uma série de ferramentas que te auxiliarão a entregar com precisão e velocidade o que o seu cliente interno precisa. 

A Turivius Legal Intelligence pode te ajudar nessa jornada. Nossa ferramenta já auxilia departamentos jurídicos de empresas a utilizarem inteligência artificial para se transformarem nessa central de soluções.