O departamento jurídico de hoje certamente não é mesmo de anos atrás. Confira o conteúdo deste artigo para conhecer 3 grandes dicas para melhorar a gestão de um departamento jurídico e torná-lo de alta performance.
O que é o novo departamento jurídico?
Se antes o departamento jurídico era visto como setor isolado e independente das corporações, hoje vem recebendo tratamento diferente, com novos contornos envolvendo noções estratégicas de gestão e intersecção com os demais setores da empresa.
O que se percebe é que cada vez mais o papel do departamento jurídico das empresas ultrapassa as preocupações que anteriormente se restringiam ao cumprimento da lei.
Nesse contexto, cresce o diálogo entre o setor jurídico e os demais setores de um negócio (marketing, financeiro, compras, recursos humanos, etc), sendo essa multidisciplinariedade uma das preocupações do chamado compliance, tema que será abordado ao longo deste artigo.
Atribuições do departamento jurídico
Antes de descobrir as 3 dicas para otimizar a gestão de um departamento jurídico, veja a seguir as suas principais atribuições.
Fiscalização do cumprimento das leis
De certo que a primeira função que costumava se atribuir à visão tradicional do departamento jurídico consistia no cumprimento das leis e essa, claramente, ainda é uma de suas importantes atribuições.
Caberá ao departamento jurídico garantir que toda empresa cumpra com leis trabalhistas e de segurança do trabalho, legislação tributária e consumerista, atuando diretamente também na gestão de contratos com terceiros.
Ocorre que o departamento jurídico não mais é visto de modo isolado, sendo cobrado desse setor uma atuação em conjunto com os demais setores da empresa.
Sendo assim, vejamos outras atribuições dos profissionais do departamento jurídico, que não apenas fiscalizam o cumprimento da lei e atuam em ações judiciais, como também atuam diretamente no planejamento estratégico dos negócios.
Redução nos custos
Outra atribuição, e também vantagem na existência de um departamento jurídico, nas empresas consiste na consequente redução de custos.
Em um primeiro momento se poderia imaginar o oposto disso, já que um setor a mais significa gastos com recursos humanos, por exemplo.
Todavia, a presença de um departamento jurídico com profissionais qualificados tem o condão de mitigar os riscos de processos judiciais, com a constante fiscalização do cumprimento dos dispositivos legais, reduzindo os custos decorrentes de ações judiciais.
O departamento jurídico deve atuar ativamente, propondo melhorias nos processos aptas a contribuírem para o aumento da receita da empresa.
Exemplo prático da contribuição do departamento jurídico em empresas consiste na elaboração e aplicação de um planejamento tributário eficiente.
Isso porque, como se sabe, o Brasil é um país que possui elevada carga tributária para empresas, o que torna ainda mais difícil a sua sobrevivência em um mercado que se torna cada dia mais competitivo.
Assim, além de garantir o correto enquadramento tributário, cabe ao departamento jurídico mitigar os riscos das empresas sofrerem prejuízos em razão de possíveis problemas com o Fisco, pagando seus tributos em dias e auferindo até mesmo descontos com pagamentos antecipados.
Com um planejamento tributário adequado as empresas são beneficiadas com menor carga tributária e com a mitigação dos riscos intrínsecos a possíveis fraudes ou sonegações fiscais.
Zelo pela reputação e imagem do negócio
Como vimos, as atribuições de um departamento jurídico vão muito além do compromisso com o cumprimento e fiscalização da legislação vigente.
Cada vez mais se percebe necessária a preocupação com a imagem e posicionamentos sociais adotadas pelas empresas.
Assim, além de zelar pelo cumprimento dos dispositivos legais, é função do departamento jurídico ser responsável por monitorar a imagem da empresa, seja internamente, perante seus colaboradores e fornecedores, seja externamente, na sua relação com a sociedade.
Nesse sentido vale dizer que, em 2019, a cultura do cancelamento foi eleita como expressão do ano pelo Dicionário Macquarie, que seleciona termos que marcaram determinado ano.
A denominada “cultura do cancelamento” pode ser definida como um movimento de protesto nas redes sociais, que tem por escopo a conscientização ideológica ou comportamental acerca de artistas, empresas, marcas, personalidade pública e/ou política que adotaram postura entendida como intolerável.
Uma boa gestão dos departamentos jurídicos deverá ter em mente que o foco do negócio sempre deverá ser o cliente, mas não só ele.
Desse modo, além de evitar processos judiciais que envolvam a legislação vigente, o departamento jurídico deverá atuar de modo proativo, em constante verificação de como a empresa tem se posicionado e como tem sido vista pelos seus clientes e pela sociedade como um todo.
O posicionamento adotado por uma empresa que contrarie seus valores poderá resultar no seu cancelamento e assim no consequente fracasso do negócio, sendo missão do departamento jurídico evitar que isso aconteça.
Assim, com o auxílio de informações obtidas através do SAC ou da ouvidoria da empresa, o departamento jurídico terá conhecimento do que precisa ser melhorado e atuar ativamente na obtenção de diagnósticos precisos.
É nessa mesma linha de raciocínio um dos pilares do programa de compliance que destaca a importância da criação de canais de denúncia confiáveis e transparentes, ao qual toda a corporação tenha acesso e possa denunciar quaisquer desconformidades percebidas.
Maior eficiência dos processos
Outra importante atribuição do departamento jurídico é contribuir para o aumento da produtividade da empresa.
Isso porque, quanto maior o acompanhamento, fiscalização do cumprimento da lei e das diretrizes da política interna, maior se verifica a mitigação dos riscos da atividade, de modo que a empresa poderá se concentrar seus esforços na execução de sua atividade principal.
Como nem sempre será possível evitar problemas, também caberá ao profissional do departamento jurídico propor a tentativa de solução amigável de conflitos, com o escopo de evitar o ingresso na esfera judicial ou, ainda, havendo a propositura de ação judicial, que seja de pronto demonstrada a boa-fé da empresa.
Conforme veremos adiante, a tomada de medidas preventivas e a elaboração de programas de compliance são essenciais para deixar ainda mais evidente o valor agregado com a existência de um departamento jurídico de alta performance.
Assim, para além de atuar em processos judiciais, o departamento jurídico tem como atribuições a proatividade e a constante melhoria nos processos internos, ajustando procedimentos sempre que necessário e tentando a resolução de conflitos de forma amigável.
Proteção dos dados
Também compete ao departamento jurídico a criação de uma política de segurança dos dados, de forma a garantir a proteção das informações dos seus colaboradores e fornecedores, bem como da própria empresa.
Diretamente relacionadas com o conceito de compliance, as políticas de segurança são responsáveis por definir quem terá acesso a informações da empresa e a quais informações, definindo os termos de confidencialidade dos dados compartilhados.
Ainda, necessária a definição clara acerca de como esses dados serão acessados – notebook próprio ou da empresa, dispositivos móveis, etc.
Essas e outras questões precisam ficar transparentes desde a contratação dos colaboradores. Mais que isso: precisam ter continuamente verificada sua aplicação.
Códigos de conduta e políticas de segurança são documentos essenciais ao negócio e que não podem ser apresentados uma única vez.
Nesse sentido, programas de compliance ditam que esses são processos que devem ser continuamente aplicados, verificados e reinventados, sob pena desses documentos se transformarem em documentos de gaveta, utilizados apenas para “cumprir tabela”.
Mais uma vez se percebe a interdisciplinaridade com os demais setores da empresa, uma vez que o departamento jurídico deve estar alinhado com o setor de tecnologia, a fim de garantir o cumprimento dos dispositivos que terão sua vigência com a Lei Geral de Proteção dos Dados (LGPD).
Gestão de departamento jurídico
Vimos diversas funções atribuídas ao departamento jurídico, dentre as quais destacamos a prevenção de problemas legais com o contínuo monitoramento e fiscalização da aplicação das leis.
Além disso, também é dever dos profissionais da área atuar de forma a mitigar riscos, solucionando os problemas que surgirem de forma mais eficiente e interessante para o sucesso do negócio.
Sendo assim, vejamos a seguir algumas importantes dicas para melhorar a gestão de departamentos jurídicos.
1. Visão estratégica de negócio
Não restam dúvidas acerca da necessária visão multidisciplinar do profissional do Direito que atue no departamento jurídico de uma empresa, sendo essencial que ele capte as particularidades do negócio em que atua e que possua espírito empreendedor.
Assim, para melhorar a gestão do departamento jurídico os seus membros devem ter uma visão estratégica do negócio, atuando como business partner.
Ou seja, o departamento jurídico deve estar a par das peculiaridades do negócio em que atua, conhecendo a forma como se dá o seu fluxo de caixa, seus procedimentos internos e missões atribuídas a cada setor.
A visão estratégica que se exige do departamento jurídico se encontra diretamente relacionada com a sua proatividade e previsão de problemas futuros.
Nesse aspecto podemos pensar na tecnologia como forma de prover insights a esses profissionais, que além dos anos de experiência profissional podem ter o seu trabalho otimizado com o auxílio de softwares jurídicos. Nesse sentido, os departamentos jurídicos que fazem uso de tecnologia se destacam em termos de eficiência e produtividade nos seus processos.
2. Adoção de políticas de compliance
Em diversos momentos neste artigo falamos na criação de programas de compliance, sendo essa uma área do Direito que se encontra diretamente relacionada com a alta produtividade e performance do departamento jurídico.
Com a Operação Lava Jato e a edição da Lei nº. 12.846/13, a denominada Lei Anticorrupção ou Lei da Empresa Limpa, o termo compliance passou a estar cada vez mais presente no país, até mesmo com a edição de posteriores, como é o caso da LGPD.
Do inglês, to comply significa estar de acordo com a norma.
Na prática, o conceito de estar em compliance vai muito além do simples cumprimento da legislação, de modo que programas de compliance têm como escopo garantir que o dia a dia de uma organização esteja de acordo com os procedimentos internos constantes de documentos como políticas de privacidade.
Alguns dos objetivos do compliance são: mitigação riscos, redução gargalos na comunicação entre colaboradores, clientes e sociedade, melhorias na fluidez dos processos, dentre outros.
Ainda, a demonstração de que uma empresa adota políticas de compliance é considerada no momento de aplicação de determinada sanção em razão de descumprimento legal.
Nesse sentido, dispõe, do Artigo 7º, inciso VIII da Lei Anticorrupção que:
Art. 7º Serão levados em consideração na aplicação das sanções:
VIII – a existência de mecanismos e procedimentos internos de integridade, auditoria e incentivo à denúncia de irregularidades e a aplicação efetiva de códigos de ética e de conduta no âmbito da pessoa jurídica;
Também cabe aos programas de compliance tornar as relações com clientes e fornecedores mais transparentes, em conformidade tanto com a legislação vigente quanto com os procedimentos internos e valores da empresa.
A implantação de canais de denúncia confiáveis, que garantem a melhor comunicação com os demais setores da empresa e mitigam ruídos, também é fundamental para evitar problemas relacionados com a já mencionada cultura do cancelamento, contribuindo para uma boa imagem e reputação positiva do negócio perante a sociedade.
3. Apostar em tecnologia e na automação de processos
Diversas tarefas podem ser automatizadas ou simplificadas com a utilização de tecnologia.
A revolução da ciência dos dados e a inteligência artificial cada vez mais são aplicadas ao Direito de modo a facilitar a rotina do advogado.
A multidisciplinariedade consiste em skill fundamental ao profissional do Direito que possui visão empreendedora do negócio e no mesmo sentido se espera desse profissional mente inovadora e disposta a implantar ferramentas tecnológicas.
Com a possibilidade de reduzir o tempo gasto com tarefas repetitivas, a utilização de tecnologia permite a concentração em tarefas que demandam maior conhecimento técnico e jurídico, além de permitir que o profissional do departamento jurídico tenha tempo para acompanhar como as demais áreas da empresa estão atuando.
Exemplo disso é o robô Vision, da Turivius, que permite com poucos cliques que o advogado pesquise sobre determinado tema tributário e filtre, por exemplo, apenas os resultados favoráveis ao contribuinte e aprovados por unanimidade.
Também tecnologias jurídicas como a jurimetria permitem alta previsibilidade em demandas judiciais, mostrando percentuais de sucesso para centenas ou mesmo milhares de casos que tratem de tema semelhante ao negócio da empresa.
Mais uma vez, percebe-se a importância na gestão eficiente dos departamentos jurídicos que, amparados pelo uso da tecnologia, conseguem ter uma visão ainda mais estratégica do negócio.
Conclusão
Chegamos ao final de mais um artigo no qual vimos sobre a nova postura exigida do departamento jurídico, bem como trouxemos importantes dicas para melhorar a sua gestão e auxiliar no crescimento do negócio.
Nesse novo posicionamento dos departamentos jurídicos, e as exigências que virão dele, a tecnologia será um aliado fundamental.
E a Turivius pode te ajudar nessa jornada. Quer saber como a Turivius vem auxiliando profissionais a economizarem tempo e aumentarem a qualidade dos seus resultados?
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