Por que o seu departamento jurídico ou escritório deveria contar com uma Controladoria Jurídica? Como essa área é utilizada para o planejamento estratégico e inteligência de negócios do seu cliente?
Leia o artigo abaixo e entenda porque a Controladoria Jurídica vai muito além do “controle de prazos” e pode aumentar a lucratividade da advocacia.
O que é Controladoria Jurídica?
Um dos fatores de aumento da ineficiência em departamentos jurídicos e escritórios é o uso de advogados na execução de tarefas exclusivamente administrativas.
Isso geralmente resulta em uma perda geral da qualidade do trabalho técnico, já que o foco do advogado estará dividido entre tarefas significativamente distintas. Além disso, essa prática tende a aumentar os custos repassados ao cliente e dificultar a obtenção de dados sistematizados sobre os serviços.
Com o objetivo de evitar essas situações, monitorar e otimizar o fluxo interno, surge a Controladoria Jurídica.
Durante a graduação, os profissionais do Direito aprendem a “advogar”, ou seja, a escrever petições, analisar contratos, participar de audiências, elaborar teses, etc.
Entretanto, para além do conhecimento técnico, um escritório ou empresa depende do monitoramento de prazos, cadastramento de processos, digitalização de bancos de dados, entre outras muitas tarefas administrativas.
Dedicar tempo a essas questões não é uma opção para um jurídico estratégico, com foco em resultados e lucratividade.
Por isso, a Controladoria Jurídica atua na gestão das informações e operações de um departamento ou escritório. Com isso, o advogado pode dedicar-se inteiramente aos aspectos técnicos de seu trabalho aumentando a qualidade e produtividade.
A Controladoria Jurídica é uma área conectada às necessidades burocráticas e
administrativas de um departamento jurídico ou de um escritório.
É a área responsável por planejar a distribuição, padronização e fluxo de atividades em um jurídico, assim como o controle de informações e extração de dados importantes.
Assim, a Controladoria é responsável por várias atividades que vão desde a digitalização de um processo, controle de prazos processuais e obtenção de documentos, até estatísticas relevantes, como relatórios de horas trabalhadas pelos advogados, volume de processos enfrentados por um determinado cliente, incluindo a projeção de demandas futuras.
Ou seja, a Controladoria pode fornecer uma visão “360º” de um departamento jurídico ou escritório.
Comumente, muitas dessas atividades administrativas são realizadas por estagiários ou profissionais em início de carreira no mundo jurídico.
Entretanto, a falta de expertise em processos e procedimentos, incluindo uma visão estratégica e de inovação, causa a perda de oportunidades e informações importantes.
Para endereçar esse desafio, a Controladoria Jurídica propõe a profissionalização dessas atividades e sua execução por uma área especializada.
Resumindo, a Controladoria Jurídica é o setor ou órgão que controla as atividades administrativas do escritório ou departamento jurídico, deixando o advogado livre para dedicar-se aos clientes, casos e tarefas técnicas.
A importância da Controladoria Jurídica para o seu Escritório ou Departamento
A Controladoria Jurídica é a espinha dorsal de um departamento jurídico ou escritório.
Sem ela, a prestação de serviços lucrativa, estratégica e inovadora, não pode ocorrer devido à falta de organização e planejamento.
Assim, a Controladoria atua para gerar segurança nas operações, reduzindo os riscos de execução das tarefas.
Por isso, em regra, não se trata de uma área independente, mas, de um setor de suporte ou de “assessoria” às atividades dos advogados e gestores jurídicos, presente em várias fases da atuação judicial (e também consultiva), como por exemplo:
- Já na fase pré-processual, criando todos os cadastros no software;
- Posteriormente, distribuindo as publicações e ditando os prazos;
- Fazendo o controle e a cobrança dos mesmos;
- Realizando os protocolos eletronicamente ou fisicamente;
- Elaborando guias de pagamento;
- Contratando correspondentes;
- Agendando sustentações orais ou despachos;
- Realizando o levantamento de alvarás;
- Fazendo todas as conferências;
- Arquivando a documentação física;
- Acompanhando andamentos a fim de antecipar informações para a equipe e clientes.
A organização trazida pela Controladoria Jurídica diminui o tempo gasto com atividades corriqueiras, criando oportunidades de otimização de processos e aumento de qualidade.
Isso traz confiança na relação com clientes e possibilita ao advogado entregar um serviço cada vez mais personalizado.
Atualmente, com o crescimento da tecnologia e da digitalização do processo judicial, a Controladoria potencializa o protocolo de ações, acompanhamento de prazos e antecipação de cenários. Várias ferramentas de gestão jurídica, incluindo softwares especializados podem ser utilizadas para isso.
Nesse sentido, uma abordagem baseada em dados é uma das habilidades centrais da Controladoria Jurídica, sendo uma área muito melhor equipada para fornecer e monitorar informações precisas.
Isso ocorre através do uso de softwares de gestão jurídica, jurimetria, gestão de contratos e automatização de tarefas.
Com isso, o escritório ganha eficiência no trabalho realizado para o seu cliente, reduzindo custos e aumentando a lucratividade.
Considerando seu papel relevante e a enormidade de informações às quais tem acesso, é importante que a Controladoria Jurídica seja uma área ou órgão independente e subordinada unicamente à alta hierarquia.
Ela deve ser uma área que conecta o departamento jurídico às demais áreas do escritório ou da empresa, ainda que não seja subordinada diretamente a ele.
Importante mencionar que, além de conectar as áreas da própria empresa ou escritório de advocacia, a Controladoria presta suporte na manutenção do relacionamento com os clientes.
Ao dar acesso às informações importantes para o planejamento e tomada de riscos pelos clientes, a Controladoria eleva a credibilidade dos serviços, gerando confiança e fidelização.
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Controladoria jurídica: uma área essencial para o Planejamento Estratégico
Podemos observar que a Controladoria Jurídica vai muito além do controle de prazos processuais, servindo como instrumento para o planejamento estratégico, tanto do cliente quanto do próprio escritório ou departamento.
Essa área concentra e conecta todas as informações do Jurídico, incluindo, estatísticas importantes como o tempo de demora na tramitação de um processo, o número de revisões necessárias em determinada prestação de serviços, os valores gastos com custas, honorários, entre outros.
Decisões mais estratégicas
Do ponto de vista do cliente, os dados sistematizados pela Controladoria podem apontar informações relevantes, incluindo, por exemplo, o número de ações judiciais aceitas por tema e as regiões onde houve maior ou menor rejeição das teses elaboradas.
Várias Controladorias Jurídicas combinam os dados já coletados em demandas anteriores de clientes com projeções de jurimetria.
Isso permite demonstrar quais são as chances de êxito no ingresso com certas ações no Poder Judiciário.
Nesse sentido, a utilização da Jurimetria pela área de Controladoria Jurídica é importante para a tomada de decisão estratégica pelo cliente. Além disso, o seu uso pela Controladoria permite trabalhar os dados relevantes de forma mais rápida e precisa.
Como ferramenta de gestão estratégica, a Controladoria traz ainda a possibilidade de geração de indicadores, tanto para o escritório ou departamento jurídico, quanto para os clientes.
Geralmente, os clientes de escritórios de advocacia solicitam relatórios personalizados, conhecidos como “Relatórios de Contingências”.
São extratos dos serviços prestados durante um certo período, incluindo valores gastos e prognósticos futuros.
É extremamente importante que esses relatórios tragam informações exatas e objetivas, visto que são utilizados para provisionar os valores que, possivelmente, serão gastos com ações judiciais, demandas administrativas e fiscalizações.
Em resumo, relatórios dessa espécie visam informar ao cliente qual a probabilidade de perda ou êxito nas ações em trâmite e quanto se irá gastar com elas.
Sem uma Controladoria Jurídica que faça o monitoramento e a sistematização desses dados é inviável oferecer as informações ao cliente de forma segura.
E, caso o cliente não consiga ter visibilidade desses indicadores, é bastante provável que ele procure uma consultoria jurídica que possa fornecer essa compreensão indispensável ao negócio.
Gestão de riscos
Adicionalmente, as informações oferecidas pela Controladoria Jurídica são fundamentais para a gestão de riscos do cliente.
A partir dos dados coletados no contencioso ou mesmo em pareceres complexos na frente consultiva, é possível conhecer algumas práticas, condutas ou processos do cliente que são inadequados e podem ser questionados judicialmente.
Com base nessas informações, a Controladoria pode indicar riscos internos e externos aos negócios do cliente, a fim de mitigá-los recomendando medidas de remediação.
Nesse sentido, a Controladoria Jurídica é uma grande aliada da própria gestão de compliance das empresas, pois traz uma visão acurada dos riscos do negócio, antecipando, prevendo e advertindo.
Controladoria Jurídica e Inovação
A ascensão da tecnologia está transformando o Direito muito rapidamente.
Com apenas um “click”, os clientes logo poderão obter respostas às dúvidas para as quais hoje são pagas consultorias caríssimas.
Isso, certamente, colocará uma pressão no modelo de negócios dos escritórios e departamentos jurídicos.
O aumento da digitalização e da automação já tem mudado as estratégias de gestão jurídica.
O setor jurídico, como qualquer outro negócio, precisa se tornar cada vez mais competitivo, interconectado e estratégico. Por isso, os serviços jurídicos deverão ser inovadores para sobreviver no mercado.
É necessário perceber que a Controladoria Jurídica atua em prol desses objetivos, na medida em que inovar também é desenvolver novos recursos ou aprimorar os já existentes.
Por isso, escritórios e departamentos jurídicos comprometidos com a inovação devem se atentar para a importância da Controladoria Jurídica na criação de novas maneiras de maximizar a produtividade, agilidade, colaboração e a satisfação do cliente.
Fornecer uma experiência excepcional ao cliente é, em última análise, o objetivo final de qualquer escritório ou departamento jurídico.
O usuário do serviço deve ser tido em mente o tempo todo ao longo de um processo de inovação em qualquer ramo produtivo, o que se aplica também ao Direito.
Quaisquer decisões sobre novas formas de oferecer os serviços ou outras ideias disruptivas devem ser aplicadas com foco nas necessidades do cliente para a tomada de decisão.
Logo, escritórios de advocacia e jurídicos internos precisam se enxergar e pensar sobre suas práticas como empresas inovadoras e com visão de futuro.
Assim, poderão alcançar novos clientes e manter os já existentes com competitividade.
Neste ponto, a mudança cultural é o maior desafio que os profissionais do Direito enfrentam para acompanhar o universo da inovação.
O setor jurídico está em uma posição crítica, lutando para permanecer relevante e atrativo a consumidores, que buscam a customização e a experiência digital já vista em outros setores do mercado.
Há uma necessidade urgente de que os escritórios e departamentos jurídicos abracem todas as ferramentas que propiciem um serviço com inovação e experiência centrada no cliente.
No atual momento de transição para um cenário cada vez mais tecnológico e baseado em dados, profissionais do Direito se perguntam como será o futuro e como se preparar para essa mudança.
Hoje, departamentos jurídicos corporativos já estão procurando profissionais com habilidades relacionadas à organização de processos, procedimentos, tecnologia da informação, gestão e inovação.
Essas habilidades raramente são dominadas por advogados, exigindo um profissional específico, focado nos fluxos internos, gestão de dados e na rapidez que isso requer.
Neste e nos próximos anos, a Controladoria Jurídica desempenhará um papel vital na transição para um serviço jurídico inovador e eficiente, principalmente, por meio da tecnologia e da gestão da informação.
Em razão disso, a demanda pelos profissionais de Controladoria Jurídica também está crescendo, na medida em que o mercado compreende o valor que esses profissionais agregam ao trabalho dos advogados.
As atividades realizadas pela Controladoria requerem o processamento e a análise de grandes volumes de dados, que podem abarcar, inclusive, ferramentas de inteligência artificial para apoiar esses processos atingindo resultados precisos e úteis ao cliente.
Por isso, a Controladoria deve ser uma área treinada e específica, reunindo conhecimentos jurídicos básicos, compreensão sobre fluxos internos, fortes habilidades organizacionais, analíticas e de TI.
Atualmente, a realização de due diligence para transações de M&A, a gestão de contratos e processos, entre muitas outras tarefas, já vem sendo conduzida inteiramente por Controladorias Jurídicas sem a interferência de advogados ou interrupções no trabalho técnico desempenhado por eles.
Com tantos benefícios já demonstrados, a Controladoria Jurídica é uma área essencial para um olhar inovador sobre os serviços jurídicos. Uma enormidade de problemas da prática jurídica pode ser otimizada ou facilitada a partir dela.
Muito mais do que “controlar prazos”, a Controladoria é uma oportunidade para o crescimento de escritórios e departamentos jurídicos, assim como de seus clientes.
SOARES, Fábio Lopes; PEDRO, Wagner Osti. Gestão de escritórios e departamentos jurídicos: a profissionalização do serviço jurídico para gestores e advogados. Rio de Janeiro: Lumen Juris, 2021.
FERRAREZI, Stephanie. O que é Controladoria Jurídica? São Paulo: Jusbrasil, 2018.
